#121 カレンダ管理問題について
フリーワーカーならではの複数カレンダのおぞましさよ
こんばんは。本日こそは、誰かの役に立つかもしれない情報をお届けします！
2022年8月に個人事業主のフリーワーカーとして独立後、「カレンダ（予定表）の管理」の煩雑さに非常に難儀しております。
現状、私が持っているor借りている個人アカウントのカレンダは以下のような状況になっています。
自分の個人Googleカレンダ
A法人のOutlookカレンダ
B法人のOutlookカレンダ
C法人のGoogleカレンダ
基本的には1だけを見て動いていきたいので、ここだけで全てを網羅させて完結したいのですが、当然ながらそういうわけにはいきません。「1に対して空いてるところに勝手に入れてください」というモードで居られればよいのですが（多分世の中にはそうしている人も多い）、私はそんなご身分でもなく、お客様に合わせる必要があります。またA法人とB法人はちゃんとした会社なので、全く関係ない双方での予定が見れてしまうことは断じて許されないわけなので、それぞれの会社のドメイン内のカレンダで完結する予定調整が繰り広がられています。
その結果、具体的に今まで何をしてきたかというと、1の自分の個人カレンダを見ながら、最も会議頻度の多いA社Outlookには「ここは会議を入れないで欲しい」という枠の登録と、次に会議頻度の多いB社Outlookには「ここは会議を入れても大丈夫」という枠を登録してきたのです。
おまけに、「会議を入れないで欲しい枠」が突然の予定変更で空くこともあり、その時は2の開放と3の再設定も手作業でやっています。A法人とB法人の契約の塩梅もあるため、そのあたりの割合は、割と感覚値で調整しながらの設定にならざるを得ないのですね。
そして、それぞれのカレンダに色々な会議予定が入ってくるので、入ってきたら1に自分で手作業で設定するということをやっていました。これは、会議案内を自分の1のアドレスに転送すればいいじゃないかというご意見もあるかと思います。昔はその方法でやっていたのですが、それをやると、自分の個人アドレスが会議参加者一覧に入ってしまうんですね。お客様から見たら会議案内の参加者一覧に見慣れないドメインのメールアドレスがあるって気持ち悪いものです。なので、転送はしないことにしました。
#昔転送してたけど転送自体もなんかちょっと心理的に面倒なんすよ
ちなみにC法人の場合は打ち合わせの数が多くないのと、メンバー全員が1の独自カレンダーを持って活動している侍みたいな集団なので、打ち合わせを設定する時はカレンダ上で空き枠を見て勝手に入れるというよりもアナログでの調整（ここどう？とか）が入り、決まれば4ではなく1に送り合うことができます。なので4は殆ど使わないのですが、稀にお行儀よく4に送られてくることもあり、それに気づかずまんまと打ち合わせをすっぽかしてしまったことも一度あります…。
#平謝り
ここまでの文章を読んだだけでも辟易して来て、途中で読むのをやめたい方も多いことと思います。すみません。
これ、いつか事故るなと思っています（否、一度事故ってる）。
私が1に登録を忘れたり、2と3の枠設定を間違えてダブルブッキングされたり、本当に恐ろしくて仕方がないので、この1への登録という作業をかなり入念にやっていると、結構な時間がかかっておりました。そして、途中で頭がおかしくなります。
そんな折、この作業負担がちょっとだけ解消されたので、その内容をみなさんに共有したいと思います。上記の状態に当てはまる方がいらっしゃればご活用ください。なお、GPTに聞きました。
今回やったのは、3のカレンダの内容を1のカレンダに自動同期させるという処理です。ドメインが違うので「同期の自動化」はできないだろなと勝手に諦めていたのですが（大昔はできなかった）、今は良いサービスが色々あるんですね。GPTが4つほど教えてくれたのですが、自分でリサーチしたときにも出てきて名前に見覚えのあるこのサービスを試すことにしました。
SyncGene
このアプリは、Outlookカレンダー、Googleカレンダー、および他のカレンダーアプリを同期することができます。SyncGeneを使用すると、すべてのカレンダーを同期するだけでなく、連絡先、タスク、およびメールなどの他の情報も同期することができます。無料で使用できる基本プランでは、最大で1つのGoogleカレンダーと1つのOutlookカレンダーを同期することができます。
これを使って、B法人で設定された会議が、30分毎に同期処理が走って、自分のカレンダに自動設定されることになりました！なお、同期のDirection（双方向に同期させるのか、一方通行だけなのか）を設定することもできます。私は3→1の一方通行のみで同期をしています。
#双方向にするとB法人に他社の仕事やプライベートが丸見えになる
なお、A法人についてはセキュリティのガードが固すぎて、「管理者の承認が必要」と出てきてしまったので、英語で説明してお願いするのが面倒だから、いったん同期は諦めました。
でも、めちゃくちゃ楽になった！！
相変わらず、各法人カレンダへの枠設定（A法人にはBlock枠、B法人にはOK枠）はもちろんし続けないといけません。なんだ、ほんの少ししか改善されてないじゃん、意味あるの？と思われるかもしれませんが、まず予定の手入力での写し作業が半減することは非常に大きいのです。ストレスもちょっと減ります。ミスも減ります。もちろん、内容にかかれているzoom接続先とかもそのまま同期できます。これだけでも心理的負担がだいぶ経るんですよね。
最近は様々な自動化ツールが出てきています。それもこれも、やはり仕事のやり方やリソース配置が機能化＆ネットワーク化してきていて、必要性と効能も高まっているからではないでしょうか。これ、一社だけで働いてる人には全く不要なサービスですからね。
今回のはなんだかママゴトみたいな情報共有で恥ずかしいのですが、小さなことから極力自動化をしていくことは重要なので、また良いやり方などを正攻法に限らずリサーチしたり考えてみたりしたいと思います。
それではみなさん、水曜日もご武運を！！（ガシッ）
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